Dijital ortamda hazırlanan e-fatura işletmelere büyük bir kolaylık sağlar. Bu faturalar, maliyetlerin düşmesine yardımcı olmanın yanı sıra finansal takip işlerini kolaylaştırır. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak söz konusu dijital belgeler hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.
E-Fatura Nedir?
Elektronik ortamda hazırlanan ve gönderilen belgeler e-fatura olarak adlandırılır. Kağıt faturaların yerini alan bu sistem, mali işlemleri kaydetmek, düzenlemek, göndermek ve saklamak için kullanılır. Yasal bir gerekliliğe dayanarak uygulanan bu sistem finansal kayıtların daha hızlı ve düşük maliyetli bir şekilde tutulmasını sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurarak bu sisteme kaydolmak ve elektronik doküman göndermek mümkündür.
E-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
İşletme maliyetlerinin azaltılması e-fatura kullanmanın avantajları arasında ilk sıradadır. Bu belgeler, işletmeler için önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlar. Faturalarını dijital ortamda düzenleyen işletmeler kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetlerinden kaçınarak işletme giderlerini azaltır. Belge oluşturma işlemi, süreçleri otomatikleştirerek hataları minimize eder, işlem hızını artırır ve zaman kazandırır.
E-fatura, finansal verilere hızlı ve kolay erişim sağlar, böylece işletmeler mali performanslarını daha iyi takip edebilirler. Verilerin elektronik olarak saklandığı için arşivleme ve dosyalama işlemleri kolaylaşır. Bu sistem, kayıpları engeller ve hatalı belgelerin önüne geçer, böylece işletmelerin itibarı ve müşteri memnuniyeti artar. Belgenin dijital sistemde kayıtlı olması finansal raporlama işlemlerini kolaylaştırır.
Kimler E-Fatura Kullanmakla Yükümlüdür?
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince belirli kriterlere sahip mükellefler e-faturaya geçiş yapmakla yükümlüdür. Bu geçiş süreci, belirli bir ciroya, faaliyet türüne ve vergi mükellefiyetine sahip olan işletmeleri kapsar. İşte E-Fatura’ya geçmek zorunda olanların başlıca özellikleri:
- Ticaret ve Sanayi Odaları Üyeleri: Türkiye’deki birçok Ticaret ve Sanayi Odası üyesi işletmeler, belirli bir ciroya sahip oldukları için bu sistemi kullanmak zorundadır.
- Yıllık Brüt Satış Hasılatı Kriteri: Bu sistemin kullanımı, yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için zorunlu hale gelmiştir. Dolayısıyla yüksek ciroya sahip işletmeler elektronik belge kullanmak zorundadır.
- Tek Düzen Hesap Planı Kriteri: Tek Düzen Hesap Planı’na (TDHP) tabi olan işletmeler, E-Fatura kullanmaya zorunlu tutulmuştur. TDHP, finansal raporlama standardını benimseyen ve resmi muhasebe uygulamalarını kullanan işletmeleri içerir.
- Mükellefiyet Durumu: İşletmelerin Gelir ve Kurumlar Vergisi mükellefi olmaları E-Fatura kullanımını gerektiren bir kriterdir.
- Diğer Durumlar: E-Fatura kullanımı, bazı özel durumlar veya devlet destekli sektörler için de zorunlu hale gelebilir. Bu tür işletmeler, yasal düzenlemelere uyum sağlamak için E-Fatura sistemine geçmek zorundadır.
Yukarıda belirtilen zorunluluklara uymayan işletmeler, kendi tercihleri doğrultusunda e-faturaya geçiş yapabilirler. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler, maliyet tasarrufu ve operasyonel kolaylıklar sağlamak amacıyla e-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçiş yapabilir. Yükümlü olmayan işletmelerin de böyle bir tercih yapma hakkı bulunur.
E-Fatura ve E-Defter Entegrasyonu
Yukarıda bahsedilen firmalar; 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-defter uygulamasına da geçiş yapmalıdır.
E-Fatura ve e-arşiv sistemine gönüllü olarak geçiş yapan firmalar ise belirtilen ciro sınırlarını aşmadan e-defter uygulamasına geçmeleri gereken bir zorunluluğa tabi değillerdir. Bu, gönüllü geçiş yapan firmalar için daha fazla esneklik sunar. Zorunlu kullanıcılar, belirli bir ciro eşiğini aştığı için elektronik belge sistemine geçiş yapmak zorunda iken, gönüllü kullanıcılar için bu bir zorunluluk değildir. İşletmelerin ciro düzeyine bakılmaksızın, diledikleri takdirde bu sistemin kullanıcısı olmaları mümkündür.
Şahıs Şirketleri E-Fatura Kullanabilir Mi?
Şahıs şirketlerinin durumu, e-fatura uygulamasında sıklıkla merak edilen konulardan biridir. Ancak,bu sistemi kullanmak için anonim şirket, limited şirket, gerçek kişi veya şahıs şirketi unvanlarından birine sahip olmak gibi bir yükümlülük yoktur. Her türlü ticari firma söz konusu sistemden yararlanma hakkına sahiptir.
E-fatura kullanmak isteyen işletmeler, herhangi bir ciro sınırlamasına veya belge kesim limitine tabi değildir. Şahıs şirketleri de dahil olmak üzere, herhangi bir ticari işletme, e-fatura sistemine geçişi tercih edebilir ve bu sayede iş süreçlerini dijitalleştirebilir. Diğer yandan, bu konuda bazı özel durumlar bulunur. Serbest meslek erbapları, mükellef olma yetkisine sahip değildirler. Ancak bu kişiler elektronik ortamlarda oluşturulan belgeleri alabilir.
E-Fatura Sistemine Nasıl Kaydolabilirsiniz?
E-Fatura sistemine geçiş yapmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
Mali Mühür veya E-İmza Temini:
Elektronik kullanmak isteyen firmaların öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurarak mali mühür temin etmeleri gerekmektedir. Ancak, şahıs firmaları e-imza kullanarak başvuruda bulunabilirler. Tüzel firmaların ise mali mühürle başvuru yapmaları gerekmektedir. Bu adım, elektronik belgelerin güvenli bir şekilde imzalanmasını sağlar.
GİB Başvurusu:
Mali mühür veya e-imza temin edildikten sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) başvuru yapmanız gerekecektir. Başvuru süreci, GİB Portalı özelinde ve entegratörler aracılığıyla farklılık gösterebilir. Bu aşamada, firmanızın kimlik ve iletişim bilgilerini sağlamanız ve gerekli belgeleri ibraz etmeniz gerekebilir.
Entegrasyon:
Başvurunuzun kabul edilmesinin ardından, e-Fatura sistemi ile işletmenizin entegrasyonu sağlanacaktır. İşletmenizin finansal yazılımı veya muhasebe programı ile sistemi entegre edilerek, faturaların elektronik olarak düzenlenmesi ve gönderilmesi mümkün hale gelir.