Gelir İdaresi Başkanlığı’nın son düzenlemesiyle, artık elektronik belgelerde karekod kullanımı zorunlu hale geliyor. 1 Eylül 2023’te yürürlüğe giren Fatura ve Belgelerde Karekod Kullanımı düzenlemesi işletmeler için önemli bir dönüşümü beraberinde getiriyor. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak söz konusu düzenleme hakkında bilgi edinebilirsiniz.
Karekod Nedir?
Karekodlar, bilgileri optik olarak okuyabilen bir kodlama sistemidir. Bu sistem, birçok alanda kullanılmakta olup belgelerin izlenmesini ve doğrulanmasını sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın getirdiği zorunlulukla birlikte, e-Belgelerde karekod kullanımı, belgelerin güvenliğini arttırarak sahteciliğin önüne geçmeyi hedeflemektedir.
Karekod Kullanımı ve Dijital Dönüşüm
Elektronik belgeler, geleneksel kağıt belgelerin yerini alarak tamamen dijital bir ortamda oluşturulan dokümanlardır. Bu belgeler, veri saklama maliyetlerini düşürmenin yanı sıra çevre dostu bir yaklaşımı destekler. Elektronik belgelerin sunduğu avantajlar arasında güvenlik ve verilere kolay erişim bulunmaktadır. Bunların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenmeleri gerekmektedir.
Fatura ve Belgelerde Karekod Kullanımı
Faturalarda Karekod Kullanımı Ne İşe Yarar?
Fatura ve belgelerde karekod kullanımının sağladığı bazı faydalar şunlardır:
Muhasebe Kayıtlarının Daha Hızlı ve Doğru Tutulması
QR kodlarının faturalarda kullanımı, muhasebe bölümleri için önemli bir avantaj sağlar. QR kodları sayesinde fatura bilgileri hızlıca taranarak, manuel veri girişi hataları en aza indirilir. Bu da muhasebe kayıtlarının daha doğru ve güvenilir olmasını sağlar. Aynı zamanda mali tabloların hızlı bir biçimde oluşturulmasına yardımcı olur. QR kodunun kullanımı, muhasebe personelinin iş yükünü azaltırken verimliliği artırır ve iş süreçlerini daha akıcı hale getirir. Böylece, zaman ve kaynak tasarrufu sağlanırken, muhasebe departmanı daha etkin bir şekilde çalışabilir ve işletmenin genel performansına olumlu katkı sağlayabilir. Bu nedenle, işletmelerin QR kod teknolojisini muhasebe süreçlerinde aktif olarak kullanmaları, rekabet avantajı elde etmelerine ve operasyonel verimliliklerini artırmalarına yardımcı olabilir.
Müşterilere Bilgi Erişiminde Hızlı ve Pratik Çözüm
Faturalarda QR kodlarının kullanımı, müşterilere hızlı ve pratik bilgi erişimi sağlayarak önemli bir kolaylık sunar. QR kodları sayesinde, müşteriler geçmiş işlemlerine, ödeme geçmişlerine ve diğer önemli bilgilere anında erişebilirler, bu da müşteri deneyimini önemli ölçüde geliştirir ve işletme ile olan etkileşimleri güçlendirir. Bu yöntem, müşterilere daha etkili ve kullanıcı dostu bir hizmet sunmanın yanı sıra, işletmenin dijital dönüşümüne de büyük katkı sağlar. QR kodlarının faturalarda kullanılması, hem işletmenin verimliliğini artırır hem de müşterilere daha iyi bir deneyim sunar.
Kâğıt İsrafının Önlenmesi ve Sürdürülebilirlik
QR kodlar, geleneksel fatura sistemlerine kıyasla kağıt israfını büyük ölçüde azaltır. Geleneksel faturaların basılması ve posta yoluyla gönderilmesi sürecinde kullanılan kağıt miktarı, QR kodlarla dijitalleşen faturalarda minimuma iner. Bu, çevre dostu bir yaklaşımı teşvik ederken aynı zamanda işletmelerin maliyetlerini düşürür. QR kodlu elektronik faturalar, kağıt tasarrufunun yanı sıra posta gönderiminin yol açtığı karbon ayak izini azaltarak sürdürülebilir bir işletme modeline katkı sağlar. Bu yenilikçi yaklaşım, işletmelerin çevresel etkilerini azaltırken verimliliği artırır ve uzun vadede kaynakların daha etkin kullanılmasını sağlar.
e-Belgelerde Karekod Kullanımı
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın son düzenlemesiyle, elektronik belgelerde karekod kullanımı artık zorunlu hale geldi. 1 Eylül 2023’ten itibaren yürürlüğe girecek olan bu düzenleme, belirli belge türlerinde QR kodunun zorunlu hale getirilmesini sağlıyor. Yapılan kılavuzda belirtilen bilgilere göre, mükellefler bu tarihe kadar kendi belgelerine bu kodu eklemekle yükümlüdür. Bu adım, elektronik belge süreçlerini daha etkin hale getirerek işleyişin daha hızlı ve güvenilir olmasını sağlayacak önemli bir gelişmedir. Gelir İdaresi’nin bu yönlendirici adımı, dijitalleşme ve belge yönetiminde standartların sağlanmasına önemli bir katkı sunmaktadır.
Hangi Belgelerde Karekod Kullanımı Zorunlu?
509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, çeşitli elektronik belgelerde karekod kullanımını zorunlu kılar.
Karekod kullanımı zorunlu olan belgeler arasında e-Fatura, e-Arşiv faturası, e-İrsaliye ve e-Serbest Meslek Makbuzu gibi elektronik belgeler yer almaktadır. Bu belgelerin düzenlenmesinde artık QR kodu bulunması gerekmektedir. Bu düzenleme, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği tarafından belirlenmiştir. Her bir belge türü için belirlenen QR kod içeriği standarttır ve belgeyi tanımlayan bilgileri içermektedir. Bu uygulama, elektronik belge süreçlerinde standardizasyonu sağlamak ve işletmelerin uyumunu teşvik etmek amacıyla getirilmiştir.
Karekodda Hangi Bilgiler Olmalı?
Karekodda bulunması gereken bilgiler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı kılavuzda detaylı bir şekilde belirtilmiştir. Örneğin, e-Fatura için gönderen ve alıcıya ait vergi kimlik numaraları, belge tarihi, fatura numarası gibi önemli bilgiler yer alır. Her belge türü için özelleştirilmiş bu bilgiler, QR kodunun doğru ve eksiksiz oluşturulmasını sağlar. Bu yaklaşım, elektronik belge işlemlerinin standart hale gelmesini ve mükelleflerin belge düzenleme süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmelerini amaçlar.
Belge Türlerine Göre Karekod Bilgileri
Belge türlerine göre karekod sisteminde aşağıdaki bilgilerin bulunması gerekir.
e-Fatura Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Fatura Tipi
- Fatura Tarihi
- Fatura Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Mal Hizmet Tutarı
- Mal Hizmet KDV Matrahı
- Hesaplanan KDV Tutarı
- Vergiler Dahil Toplam Tutar
- Ödenecek Tutar
e-Arşiv Fatura Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Fatura Tipi
- Fatura Tarihi
- Fatura Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Mal Hizmet Tutarı
- Mal Hizmet KDV Matrahı
- Hesaplanan KDV Tutarı
- Vergiler Dahil Toplam Tutar
- Ödenecek Tutar
e-İrsaliye Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası ve T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- İrsaliye Tipi
- Belge Tarihi
- Belge Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Num
arası (ETTN)
- Fiili Sevk Tarihi
- Fiili Sevk Zamanı
- Taşıyıcı Bilgileri Vergi Kimlik Numarası
- Taşıyıcı Plaka Bilgisi
e-SMM Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Belge Tarihi
- Belge Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Brüt Ücret Tutarı
- Tahsil KDV Tutarı
- KDV Tevkifat Tutarı
- Gelir Vergisi Stopaj Tutarı
- KDV Tutarı
- Net Ücret Tutarı
- Tahsilat (Net Tahsilat)
e-Müstahsil Karekod Bilgileri
- Gönderen Vergi Kimlik Numarası
- Gönderen T.C. Kimlik Numarası
- Alıcı Vergi Kimlik Numarası
- Alıcı T.C. Kimlik Numarası
- Senaryo
- Tipi
- Belge Tarihi
- Belge Numarası
- Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN)
- Belge Para Birimi
- Mal Hizmet Toplam Tutarı
- Gelir Vergisi Stopaj Tutarı
- Mera Fonu Ücreti
- Borsa Tescil Ücreti
- Hesaplanan SGK Prim Kesintisi
- Ödenecek Tutar
Sonuç olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yeni düzenlemesiyle, elektronik belgelerde karekod kullanımı zorunlu hale gelmektedir. Bu değişiklik, belgelerin güvenliğini artırarak sahteciliği engellemeyi amaçlamaktadır. İşletmelerin bu standartlara uyum sağlaması, dijital dönüşüm sürecini hızlandıracak ve iş süreçlerini daha verimli hale getirecektir.