Ticari kazanç elde etmenin getirdiği birtakım kanunî yükümlülükler bulunur. Yasal defterler ve Yasal defter tutmak, bu yükümlülüklerin başında gelir. Söz konusu defterlerin tutulması ve faaliyetlerin kayda geçirilmesi pek çok kurum için zorunludur. Mali aktiviteler genel olarak bu kayıtlar üzerinden incelenir. İşletmenizi yönetirken yasal sorun yaşamamak için resmi defterleri düzenli olarak tutmanız ve güncellemeniz gerekir. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak söz konusu kayıtlar hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.
Yasal Defterler Nelerdir?
İşletmelerin mâli hesaplar ve faaliyetler ile ilgili tuttuğu kayıtlar yasal defterler olarak adlandırılır. Bu dokümanlarda şirketin ne kadar kazanç elde ettiği, harcamaları, borç ve alacak tutarları gibi bilgiler yer alır. Söz konusu kayıtlar, bir yandan işletmeye kolaylık sağlarken diğer yandan beyan yükümlülüğünün yerine getirilmesine yardımcı olur. Mali denetlemelerde ve vergi beyanı gibi konularda şirketler tarafından tutulan bu loglar dikkate alınır.
Kimler Yasal Defterleri Tutmakla Yükümlüdür?
Herhangi bir yolla ticarî kazanç elde eden bütün kurumlar yasal defterleri tutmakla yükümlüdür. Yukarıda da bahsedildiği gibi, bu kayıtlar resmî kontrollerde ve beyanlarda dikkate alınır. Harcamalarla ilgili bütün detayların dokümanlarda yer alması da önemli bir konudur. Düzenli defter tutarak beyanlarınızı zamanında yapabilir ve şirketinizin yasal açıdan problem yaşamasını önleyebilirsiniz.
Ticari amaçla faaliyet gösteren işletmelere ek olarak dernekler ve vakıfların da yasal defter tutma yükümlülüğü vardır. Söz konusu kurumlar, ekonomik faaliyetlerini belgelemek ve beyan etmek zorundadır. Örneğin, bir dernek topladığı bağış miktarını, bu bağışların hangi alanlarda kullanıldığını belirtmekle yükümlüdür. Dolayısıyla, mali aktivitesi olan her kurumun böyle bir mecburiyeti bulunur.
Yasal Defterler Neden Tasdik Ettirilmelidir?
Türk Ticaret Kanunu’na göre bütün şirketler yasal defterleri tasdik ettirmekle yükümlüdür. Bu işlem, tutulan defterlerin resmi bir nitelik kazanmasını sağlar. Resmiyeti onaylanan defterlere yazılan her kayıt kanuni incelemelerde dikkate alınır. Bu kayıtlar hem şirketi hem de yetkilileri ilgilendirir. Dolayısıyla, bir defterin yasal statüye sahip olması için onun tasdik ettirilmesi gerekir.
Yasal Defterler Ne Zaman Tasdik Ettirilmelidir?
Yeni bir şirket kuruyorsanız öncelikle işletme defteri ve diğer defterleri satın alıp tasdik ettirmeniz gerekir. Şirketinizi faal olduğu sürece bütün aktivitelerinizi bu defterlere kaydetmeniz gerekecektir. Daha önce kullandığınız defterler dolduğunda yeni bir dokümana geçebilirsiniz. Böyle bir durumda, yeni kullanacağınız kayıtları kullanmaya başlamadan önce onaylatmanız gerekir.
Vergiyle ilgili durumlar da defterlerin onaylanmasını gerektirir. Örneğin, daha önce sahip olduğunuz muafiyet durumunu kaybettiyseniz yasal defterlerinizi on gün içinde tasdik ettirmeniz gerekir. Diğer yandan, bu kayıtlar hesap dönemleri başlamadan önce onaylatılmalıdır. Maliye Bakanlığı hesapları genellikle Ocak ayında yapıldığından tasdik işlemlerini Aralık’ta tamamlamanız tavsiye edilir.
Yasal Defterler Nasıl Tasdik Ettirilir?
Yasal defterlerin tasdikine ilişkin hususlar Vergi Usul Kanunu’nun 226’ıncı maddesinde detaylı bir biçimde yer alır. Bu kanunlara göre, kayıt işleminin sorunsuz yapılması için defterin tutulmasında bazı hususlara dikkat edilmesi gerekir. Şirketinizin yasal kayıtlarını onaylatırken dikkate almanız gereken başlıca konular şunlardır.
Defterlerde Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Tasdik için notere götürülen yasal defterlerde yer alması gereken bilgiler şunlardır:
- Tasdik numarası ve tarihi
- Defter sahibinin adı soyadı veya unvanı
- İş kolu
- Defterin nev’i (Örneğin: muhasebe defteri, işletme kaydı vs)
- Tasdik işleminin yapıldığı yıl
- Bağlı bulunulan vergi dairesi
Defteri onaylatırken yukarıdaki bilgilerin eksiksiz bir biçimde yer alması gerekir. Bunları tek bir belge üzerinde veya münferit fişlerle bildirebilirsiniz. Diğer yandan, defter türüne göre farklı bilgiler de talep edilebilir.
Ciltli Defterler Nasıl Tasdik Edilir?
Ticari işletmenin açılış tarihinden itibaren tutulan ve bütün varlıkların tek tek kaydedildiği dokümanlar ciltli defter olarak adlandırılır. Envanter defteri olarak da bilinen bu dokümanlarda alacaklar, borçlar, taşınmazlar ve bütün finansal varlıklar yer alır. Ciltli defterlerin kaydı yapılırken sayfaların sıra numarası dikkate alınır. Bu sayfalar, tasdik makamı tarafından tek tek mühürlenir.
Müteharrik Yapraklı Yevmiye Defterleri Nasıl Tasdik Edilir?
Müteharrik yapraklı defterler, her bir yaprağın ayrı bir işlem ve kayda ayrıldığı dokümanlardır. Bu tür defterlerde her yeni işlem için sonraki boş sayfa kullanılır ve eski kayıtlar değiştirilmez. Söz konusu kayıtlarda işletme, tahmini bir yıl içinde kullanacağı yaprak sayısını belirler ve defteri başlangıç aşamasında bu şekilde tasdik ettirir. Tasdikli yapraklar bittiğinde yenilerinin kullanımı için başvuru yapılır. Yetkili kurum, ilave yaprakların ilk sayısını şerh altına kaydeder. Defterin kalanını bu usule göre onaylar. Bu sayede kullanılan defter resmî nitelik kazanmış olur.
Defterlerin Elektronik Ortamda Tasdiki Nasıl Yapılır?
E-Defter kullanımı yasal defterlerin tasdiki ve işleyişi için büyük bir kolaylık sağlar. Normal koşullarda bu kayıtların onaylanması için notere başvurmak gerekir. Ancak e-defter kullanıyorsanız böyle bir yükümlülüğünüz yoktur. Hesap döneminin son ayının beratını aldıktan sonra kapanış tasdikini gerçekleştirebilirsiniz. Bu yöntemi uygulayarak resmi kayıt ve onayın otomatik yapılmasını sağlayabilirsiniz.
Kapanış tasdiki otomatik olarak yapılsa bile belgeleri saklamanız büyük bir önem teşkil eder. Defter onayları ilerleyen zamanlarda resmi kurumlar tarafından talep edilebilir. İşlem esnasında oluşturduğunuz belgeleri pdf olarak bilgisayarınızda saklayabilirsiniz. Bu sayede herhangi bir teftiş olması durumunda beyan işlemini kolaylaştırabilirsiniz.
Yasal Defterlerin Tasdik Ettirilmemesinin Sonuçları Nelerdir?
Resmi defterlerin tasdiki, faaliyetlerin belli bir dönem için tamamlandığını gösterir. Bu işlem gerçekleştirildikten sonra söz konusu kayıtlarda geriye dönük düzenlemeler yapılamaz. Başka bir ifadeyle tasdik işlemi, defterlerin değişmezliğini sağlamak amacıyla yapılır. Söz konusu işlem, Türk Ticaret Kanununda zorunlu tutulmuştur. Bu prosedür, bahsedilen kayıtların resmi beyanlarda kullanılması ve mahkemelerde delil olarak geçerli olabilmesi açısından önemlidir.
Yasal defterlerin tasdik ettirilmemesi durumunda işletmeye para cezası uygulanır. Ceza miktarı, yıllık enflasyon oranına göre belirlenir. Söz konusu cezanın ödenmemesi durumunda şirket hesabına bloke konulması gibi çeşitli yaptırımlar gerçekleşebilir. E-Kalfam tarafından verilen hizmetten yararlanarak muhasebe süreçlerini hızlandırabilirsiniz. Bu sayede defter tutma ve beyan süreçlerini kolaylaştırabilirsiniz.